Näin pääset alkuun​

CtrlPrintin hyödyntäminen raportin työstämisessä on pieni muutos toimintatavoissa, mutta sillä on suuri vaikutus käytännössä. Olemme matkassa mukana asennuksista valmiiseen lopputulokseen asti. Ja koko matkan siinä välissä. 

Kuinka aloitat CtrlPrintin käytön?

Ota yhteyttä johonkin meidän asiakasvastuullisista henkilöistä asiakastilin luomiseksi organisaatiollenne.

Varaamme lyhyen aloituskoulutuksen kaikille käyttäjille tarpeen mukaan.

Organisaatiostanne on valittava pääkäyttäjä, josta tulee samalla CtrlPrintin pääkontakti. Pääkäyttäjä luo tunnukset organisaation sisäisille käyttäjille sekä luo tarvittaessa yhteydet muille käyttäjille organisaation ulkopuolelle.

Suunnittelijanne esivalmistelee lähtötiedoksi tallennettavan raportin ja te päätätte yhdessä, milloin voitte aloittaa työskentelyn sen parissa.

Neuvomme kaikkia raportin kanssa työskenteleviä käyttäjiä lisenssien ja asennusten kanssa.

Voitte aloittaa työskentelyn, kun lähtötiedoksi tallennettava raportti on CtrlPrintissä, tarvittavat asennukset on testattu sekä olette saaneet koulutuksen.

Mitä tarvitsen?

Joko InCopy CC- tai InDesign CC -lisenssi kullekin käyttäjälle ja
esimerkiksi edelliskauden raportin InDesign-tiedoston lähtötiedoksi

Asennukset:

  • Adobe InDesign tai InCopy
  • CtrlPrint Transfer Manager (raporttien lataamiseen ja tietoturvalliseen tiedonsiirtoon)
  • Kirjasintyypit (erittäin suositeltavaa, mutta ei teknisesti välttämätöntä)
  • CtrlPrint-käyttäjän, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet

Tarjoamme asennusapua ja neuvomme alkuun palvelun sekä ohjelmien käytössä.

Alkuunpääsy on yksinkertaista

Alkuunpääsy ja raporttien parissa työskentelyn aloittaminen vie vain muutaman tunnin. Ja tähän sisältyy myös asennus ja koulutus. CtrlPrintin käytön aloittaminen on pieni muutos, jolla on suuri vaikutus. Olemme kaiken aikaa saatavilla työn edetessä aloituksesta valmiiseen työhön saakka, niin palvelun käytön kuin teknisiikin kysymyksiin liittyen.

Näin CtrlPrint toimii

Työstettävä raportti jaetaan pienempiin osiin ja tallennetaan CtrlPrint -palvelun projektikansioon lähtötiedoksi. Raportin osittamisen tarkoituksena on jakaa raportoivan tahon vastuuta eri osioista sekä mahdollistaa käyttäjien samanaikainen työskentely eri osioiden parissa toisiaan odottamatta.

Raportin jakaminen sekä lataus CtrlPrint-palveluun tapahtuu raportin suunnittelijan Adoben InDesign -ohjelmasta, jonka jälkeen raportin sisällönmuokkaajat voivat työstää tekstejä ja numeroita Adoben InCopy -tekstinmuokkausohjelmaa käyttäen ilman vaaraa siitä, että raportin asettelu vahingoittuisi tai tuhoutuisi.

CtrPrinttiin luodussa projektissa jokaisella käyttäjällä, jonka on tarkoitus tehdä joko muutoksia tai vain kommentoida dokumenttia, on oma käyttäjätunnus sekä käyttöoikeudet projektikansiossa oleviin dokumenttiosioihin. Käyttäjä- ja käyttöoikeudet asetetaan projektille manuaalisesti, eikä kukaan saa automaattisesti pääsyä arkaluontoisiin tietoihin.

Dokumentin muokkausta tai tarkastelua varten käyttäjä kirjautuu CtrlPrint -palveluun verkkoselaimesta ja valitsee halutun dokumenttiosion muokattavakseen omalla koneella olevalla InCopy-ohjelmalla tai lataa palvelusta viimeisimmän version PDF-tiedostona tarkastelua varten. Ladatessa dokumenttiosion muokattavaksi InCopy-ohjelmaan, osio lukittautuu muilta käyttäjiltä, jolloin estetään se, että kukaan voisi yliajaa toisen tekemiä muutoksia. Dokumenttiosion ollessa varattuna toisella tiimin jäsenellä, palvelussa on aina kuitenkin saatavilla dokumentin viimeisin versio PDF-muodossa sekä InCopy-tiedosto lukutilassa, jolloin dokumentin tarkastelu on mahdollista myös dokumentin ollessa varattuna.

Kun halutut muutokset dokumenttiosioon on tehty, dokumentti tallennetaan takaisin omalla koneella olevasta InCopy-ohjelmasta takaisin CtrlPrinttiin. Tallennuksen yhteydessä dokumentista luodaan automaattisesti sekä uusi PDF-tiedosto, että InCopy-versio, jolloin voit olla varma siitä, että käytössäsi on aina viimeisin versio dokumentista muokkausta tai tarkastelua varten. Kaikki tiedonsiirto pilvipalvelun ja oman tietokoneen välillä on salattua ja suojattua.

Adobe InCopy on erittäin tehokas ja helppokäyttöinen. Siinä on kaikki samat toiminnot kuin muissakin tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Hae/Korvaa ja oikeinkirjoituksen tarkistus. Suunnittelijat työskentelevät tavalliseen tapaan InDesignissa, erona vain se, että asiakirjat jaetaan useisiin osiin ja tallennetaan pilveen, jolloin mahdollistetaan ketterämpi yhteistyö raportin parissa.

CtrlPrintin Review -toiminnon avulla saadaan siirrettyä dokumentin kommentointi yhteen kanavaan ja nähdään läpinäkyvästi dokumenttiin jo annetut kommentit. CtrlPrint Review -toiminnon avulla kaikki annetut kommentit siirtyvät kätevästi käsiteltäviksi sekä InDesign- että InCopy -ohjelmiin.

Onko muita kysymyksiä?

Lisätietoja saat asiakasvastaaviltamme.