Jokainen, joka on ollut mukana työstämässä vuosikertomusta – tai jotain muuta isompaa, taitettua raporttia – tietää, että prosessi on työläs ja ajoittain hektinen. Julkaisupäivä ei jousta, ja on paine saada raportti valmiiksi. Prosessissa on mukana useampi henkilö, jos ei suoraan raporttia työstämässä, niin vähintäänkin välillisesti tuottamassa tietoa omasta vastuualueestaan. Tiedot sisäisesti tulisi kerätä asetettuihin aikatauluihin mennessä, jotta ehditään kirjoittamaan sisältö ja välittämään viestintätoimistolle asetetussa aikataulussa. Kirjoitat tekstejä ja kiireen keskellä epäröit, että olihan sinulla käytössä viimeisin versio dokumentista… Viimein kaikki sisältö on raportin taittoversiossa ja raportti näyttää päällisin puolin hyvältä. Monta asiaa on kuitenkin vielä tarkistettavana, ja miten se aina onkin niin, että juuri viime hetkillä huomataan jokin kriittinen asia, joka pitää vielä korjata ennen julkaisua? Tämä viime hetken korjaus tarkoittaa taas odottamista, että joku on tehnyt korjaukset taitettuun leiskaan sekä tehtyjen korjausten tarkistamista, samalla toivoen, että kaikki olisi nyt kunnossa! Kun raportti on julkaistu, voit huokaista helpotuksesta ja samalla mietit, että ei ikinä enää ja miksi tämän prosessin on aina oltava näin kankea.

Prosessin ei tarvitse kuitenkaan olla näin vaativa. CtrlPrintin yhteistyöalusta on uusi tapa tuottaa taitettuja raportteja yhteistyössä viestintätoimiston kanssa. Voit tehdä itse kaikki korjaukset sisältöön suoraan raportin taitetussa leiskassa InCopy-ohjelmaa käyttäen, jolloin näet heti, miltä sisältö näyttää taitetussa leiskassa. Itse asiassa, mikäli raportin ulkoasuun ei edellisestä vuodesta tule dramaattisia muutoksia, voit myös oikaista perinteissä prosessissa olevan mutkan, jossa työstät vuosikertomuksen tekstejä ensin sisäisesti esim. Word-tiedostossa. CtrlPrintissä voit aloittaa vuosikertomuksen kirjoittamisen suoraan edellisen vuoden viimeisintä InDesign-dokumenttia ja sisältöjä hyödyntäen. Voi mikä ajansäästö!

CtrlPrintissä sinun ei tarvitse epäröidä, onko käytössäsi dokumentin viimeisin versio – palvelussa on vakaa versionhallinta, joka poistaa vastuun manuaalisesta versionhallinnasta niin sisäisesti kuin myös viestintätoimistolta. Automaattisen muutosten jäljitys -toiminnon avulla näet läpinäkyvästi mitä muutoksia raporttiin on tehty sisäisesti tai viestintätoimiston toimesta. Leiskan suunnittelija pääsee päivittämään prosessin aikana raportissa olevia kuvia ja graafeja, sekä tarkistelemaan raportin viimeisintä versiota, että muokatulla ja uudella sisällöllä on leiskassa riittävästi tilaa. Onkin jo aika saada vuosikertomusprojektissa perinteisesti käytettyyn vesiputous-malliin nykyaikaista ketteryyttä mukaan!

Palvelun avulla teet viime hetken korjaukset sisältöön ennen julkaisua itse nopeasti – ei enää odottelua, että korjauksen tekee joku muu. Palvelussa on myös aina viimeisimmästä versiosta PDF-tiedosto saatavilla, jolloin pystyt laittamaan PDF:n myös sisäiseen tarkasteluun viime hetken korjauksen jälkeen. Näppärää.

Pitäisikö sinun tuottaa perinteisen PDF-muotoisen vuosikertomuksen lisäksi myös ESMA:n vaatima ESEF/ XBRL-raportti XHTML-muotoisena? Ei huolta, sekin onnistuu CtrlPrintissä saumattomana osana normaalia vuosikertomuksen työstöprosessia.

Panostuksemme tietoturvaan takaa sen, että CtrlPrintissä voit myös työstää turvallisesti vielä julkaisematonta tietoa. ISO 27001:2013 -sertifikaatti kattaa henkilöstön, sisäiset prosessit ja IT-infrastruktuurin sekä vuonna 2020 valmistuva ISAE 3402 SOC Type I/II -raportti täydentää ISO 27001:2013-sertifikaattia. ISAE 3402 raportin ensimmäinen vaihe on jo valmistunut, ja toisen vaiheen odotetaan valmistuvan vuoden 2020 loppuun mennessä. Tietoturvallisen palvelinympäristön ja pilvipalvelun, sekä palvelussa olevien kattavien lokikirjauksien lisäksi CtrlPrintin Transfer Manager takaa sen, että kaikki tiedonsiirto pilvipalvelun ja käyttäjän koneen välillä on salattua ja suojattua. 2-vaiheinen tunnistautuminen lisää tietoturvaa kuten myös erilaiset käyttäjäoikeudet ja käyttäjätasot, joilla varmistetaan, että vain oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin dokumenttien osiin oikeanlaisilla oikeuksilla.

Jos siis pysähdyit edellisen vuosikertomuksen jälkeen pohtimaan edellistä projektia sekä sen työlästä työstöprosessia, rohkaisemme ottamaan meihin yhteyttä sales@ctrlprint.net – kerromme mielellämme CtrlPrint-yhteistyöpalvelusta lisää ja siitä, miten palvelumme avulla voit tehostaa prosessia sekä lisätä projektiin ketteryyttä, kontrollia, läpinäkyvyyttä, ja tietoturvaa.