Alkusyksyllä tyypillisesti työ vuosikertomusten parissa pikkuhiljaa jo alkaa. Alkusyksystä on todennäköisesti jo valittu viestintäkumppani työstämään seuraavaa vuosikertomusta, sekä sisäisesti on jo mietitty alustavasti suurimmat muutokset tulevaan raporttiin ja vuosikertomuksen leiskasuunnittelut ovat käynnistymässä. Koska aihe alkaa olla taas ajankohtainen, päätimme tarttua siihen ja pureksia vuosikertomusta aiheena hiukan lisää.

Vuosikertomuksien kehitys

Yrityksen menneen vuoden tiivistäminen yhteen raporttiin on prosessi, johon osallistuu yrityksessä monia eri osastoja mukaan lukien talous- ja viestintäosasto, mutta sisällöntuottajina myös liiketoimintayksiköt. Mukana prosessissa on myös ulkopuolisia konsultteja, mm. viestintä- ja käännöstoimisto.

Vuosien saatossa vuosikertomusten trendit ovat muuttuneet. Vuosikertomuksia ei enää juuri paineta eikä laajamittaisia verkkovuosikertomuksiakaan enää laajasti nähdä, mutta InDesignilla taitettu PDF on pitänyt pintansa vuosien saatossa. PDF onkin erinomainen formaatti viestiä visuaalisesti ja se on helppo tallentaa – näin taataan, että vuosikertomukset ovat helposti saatavilla tiedotevarastosta sekä yrityksen verkkosivuilta arkistointivelvollisuuden velvoittaman ajan ja lukijan luettavissa helposti aina tarpeen niin vaatiessa.

Vuosikertomus tarjoaa eri sidosryhmille tärkeää tietoa lukujen lisäksi myös yrityksen toiminnasta, toimintaympäristöstä sekä strategiasta markkinoilla. Kun vuosikertomus on niputettu yhteen, tarjoaa se yhdessä menneiden vuosien raporttien kanssa niin sijoittajille kuin muille sidosryhmille kattavan historiikin menneisiin vuosiin ja siihen, miten johdonmukaisesti yritys on toiminut, sekä miten kohdannut vaihtelevat markkinatilanteet – tästä johdonmukaisuudesta kasvaa pidempiaikainen luottamus sekä yritykseen, että sen johtoon.

Valtaosa suomalaisista vuosikertomuksista julkaistaan kahdella kielellä, suomeksi ja englanniksi. Vuosikertomuksista on myös tullut entistä visuaalisempia. Yritykset kiinnittävät yhä enemmän huomiota siihen, miten graafisilla ratkaisuilla voidaan tukea ja korostaa asiasisältöä, sekä herättää lukijan mielenkiinto.

Paine vuosikertomusten julkaisuaikataulun nopeuttamiseen on kasvanut ja nykyisin yhä useampi pörssiyritys julkaisee vuosikertomuksensa samaan aikaan kuin julkaisee tilinpäätöstiedotteensa lukuineen – tämän kehityksen uskomme jatkuvan, ja vuonna 2020 voimaan astunut ESEF-vaade todennäköisesti kasvattaa tätä painetta pörssiyritysten joukossa.

Vinkit vuosikertomuksen työstämiseen

Vuosikertomuksen työstämisessä ensisijaisen tärkeää on määritellä raportin pääkohderyhmä – onko se sijoittaja, analyytikko, henkilöstö, asiakkaat ja yhteistyökumppanit vai kenties valtio/ viranomaiset. Kun kohderyhmä on selvillä, valitaan raportille tyyli, jolla tavoitetaan pääkohderyhmä ja päätetään tyylin mukainen formaatti, visuaalisuus ja sisällön painopisteet sekä kirjoitustyyli.

Informaation osalta sisällön selkeys, sekä luettavuus ovat tärkeitä. Numeraalista tietoa voidaan korostaa graafisin keinoin, sekä lisätä raportin luettavuutta esittämällä asiat selkeästi. Sisällön osalta kannattaa panostaa numeraalisen tiedon lisäksi myös toimintaympäristön kuvaamiseen sekä markkinatilanteen analysointiin – juurikin sen vuoksi, että raportti tarjoaa tulevaisuudessa historiallisen katsauksen tähän kyseiseen vuoteen koko arkistointivelvoitteen määräämän ajan.

Tärkeää on myös pysähtyä miettimään, miten vuosikertomusta työstetään. Miten tiedot kerätään yrityksen sisältä, että varmistetaan aikataulujen pitävyys ja tiedon saanti jouhevasti, sekä millä tavalla vielä julkaisematonta tietoa välitetään ulkopuoliselle viestintäkumppanille. Aloitetaanko kirjoittaminen sisäisesti wordillä, vai haluttaisiinko sen sijaan tehdä kaikki sisältö itse suoraan taitettuun leiskaan ilman odotusaikoja tai vaaraa siitä, suunniteltu visuaalisuus tai raportin eri versiot menisivät sekaisin.

Olemme erikoistuneet isompien raporttien työstämisprosessin parantamiseen CtrlPrint yhteistyöalustan avulla. Tervetuloa webinaariimme “Tehot irti vuosiraportoinnista” 18.8.2020 klo 9:15 kuuntelemaan lisää, miten tulevaisuudessa voit tehostaa raportin työstöprosessia ja saada raporttiin käytetylle panostukselle paremman vastineen.

Webinaariin voit rekisteröitä täältä:

Rekisteröidy tästä

Tervetuloa!