Yksi olennainen osa laadukasta ja selkeää vuosiraporttia on siihen tarvittavat kielikäännökset – siksi käännösprosessi on olennainen osa raportin työstöprosessia. Miten yhdistää raportin kääntäminen osaksi prosessia tehokkaasti ja miten varmistetaan käännösten laatu siten, että lopullinen raportti on huoliteltu sekä raporttia on sujuvaa lukea riippumatta siitä, mitä kieliversiota lukee? Näitä kysymyksiä meitä auttoi pohtimaan Delinguan käännöspalveluista vastaava Marika Ryynänen ja kääntäjä Anja Lintukorpi.

Aikaisemmin Suomessa vuosikertomukset ja tilinpäätökset saatettiin julkaista kolmella kielellä (suomi, ruotsi ja englanti), mutta nykyisin raportit julkaistaan tyypillisesti kahdella kielellä, suomeksi ja englanniksi. Myös raportin ns. master-versio, joka työstetään ensin, on yhä useammin raportin englanninkielinen versio, josta tehdään sitten käännökset suomeksi.

Kuten kaikessa, myös käännösprosessissa hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty. Vaikka kääntäjät pystyvät nopeisiin liikkeisiin kiihkeän raportointikauden aikana, tarpeeksi varhaisessa vaiheessa sovitulla aikataulusuunnitelmalla varmistetaan projektille halutut resurssit. Onhan aina kiva, kun käännöksistä huolehtii sama nimetty käännöstiimi, joka edellisessä projektissa oli mukana – näin toimiala, yritys sekä henkilöt ovat toisilleen jo tuttuja ja varmistetaan saman kielellisen tyylin jatkumo. Aikataulujen osalta on myös hyvä huomioida niiden pitävyys sekä ennakointi. Jos raportin sisältö muuttuukin edellisestä vuodesta täysin, on hyvä varata projektiaikatauluun riittävästi aikaa myös käännöksille ja loppukirin aikana tulevista viime hetken muutoksista kannattaa huikata etukäteen myös käännöskumppanille, että niihin osataan varautua.

Käännöstoimiston perehdyttämistä ei voi väheksyä. Edellisen vuoden raportin sekä muun tukimateriaalin toimittamisen lisäksi kääntäjä perehtyy myös toimialaan ja yritykseen käännöksiä tehdessään. Tässä internet toimii tehokkaasti apuna – sitä kautta voidaan tutustua nopeasti niin toimialaan, yritykseen, tiedotteisiin ja muuhun kielelliseen materiaaliin. Kääntäjä voi myös hyödyntää kuvia: esimerkiksi toimitusjohtajan katsausta kääntäessä voi olla hyvä vilkaista, millainen henkilö on kyseessä, jotta voidaan valita sopiva ilmaisutyyli ja sanavalinnat – kieltä kun ei voi sanasta sanaan kääntää, vaan kieliopin lisäksi täytyy muistaa myös persoonan oma tyyli, yritys sekä toimiala. Mitä paremmin yritys kertoo yhteistyökumppaneilleen toivomastaan tyylistä, sitä todennäköisemmin käännös vastaa kokonaisuudeltaan asiakkaan odotuksia.

Käännettäväksi toimitettavien tekstien laatu vaikuttaa suoraan käännösprosessiin. Siksi jo ensimmäisen käännettäväksi toimitetun version on hyvä olla sisällöllisesti ja kielellisesti mahdollisimman viimeisteltyä. Näin käännösprosessista saadaan nopeampi ja pystytään vähentämään tarvetta viime hetken muutoksille. Jos ja kun muutoksia kuitenkin loppumetreillä saattaa tulla, kannattaa ne toimittaa mieluummin kootusti kuin yksittäisinä pieninä palasina. On myös hyvä toimittaa käännöstoimistolle jo tehtyihin käännöksiin tehdyt omat muutokset tiedoksi vaikka jälkikäteen – tällä varmistetaan kääntäjän tukena yleisesti käytettävän asiakaskohtaisen käännösmuistin päivittäminen. Ajantasaisen käännösmuistin ja päivitetyn termipankin avulla ensi vuonna voidaan lähteä liikkeelle taas hiukan paremmin valmistautuneina.

Projektin kannalta on myös todettu hyväksi, että vuosikertomusprojektissa asiakkaan puolella on yksi nimetty henkilö, joka koordinoi vuosikertomusprojektin läpiviennin lisäksi tarvittavia kielikäännöksiä – näin prosessista tulee hallittu, eikä käännöstoiveita tule kääntäjälle monesta eri lähteestä – jotka pahimmassa tapauksessa voisivat olla ristiriidassa aiemmin lähetettyjen kanssa. Projektinvetäjä on myös olennaisessa roolissa, kun esimerkiksi projektin alussa halutaan varmistua kielikäännösten halutusta tyylistä. Yhdessä käyty dialogi on kullan arvoinen juttu etenkin uusissa asiakassuhteissa, joissa yhteistä matkaa on taivallettu vasta hetken.

Kääntäjät käyttävät teknologiaa työnsä tukena. Apuvälineinä käytössä ovat lähes poikkeuksetta mm. asiakaskohtainen termipankki ja käännösmuisti, jonka tarkoitus on varmistaa kielen yhdenmukaisuus sekä toimia kääntäjän lisämuistina. Kääntäjät pystyvät tarvittaessa kääntämään myös suoraan InDesignin taittopohjaan, joskin yleensä on hyvä lähettää kääntäjälle taittotiedoston lisäksi myös raportin PDF-versio nähtäväksi. Teknologia toimii oivana apuna, mutta edelleenkin tarvitaan asiantuntija tekemään käännökset sekä varmistamaan, että teksti on sujuvaa ja kielen vivahteet on huomioitu. Siksi nimettyyn käännöstiimiin yleensä pyritään valitsemaan henkilöt, joilla on jo kyseisen toimialan tuntemusta, ja tietenkin – lopuksi tehdyt käännökset tarkistaa aina kyseistä kieltä äidinkielenään puhuva henkilö.

Alla vielä käännöstoimiston vinkit onnistuneeseen käännösprosessiin:
1. Kannattaa jättää käännöksille riittävästi aikaa käännöstyötä tukevasta ja nopeuttavasta teknologiasta huolimatta sekä sopia aikatauluista mahdollisimman hyvin etukäteen aina kun se suinkin on mahdollista.
2. Määritä vuosikertomusprosessille oma vastuuhenkilö, joka myös vastaa kääntäjän kysymyksiin tai välittää kysymykset oikeille henkilöille.

Jos kaipaat apua vuosikertomusprojektin tehostamisessa, ota yhteyttä info-fi@ctrlprint.net – kerromme mielellämme lisää, miten CtrlPrintin pilvipohjaisen yhteistyöpalvelun avulla voit tehostaa InDesign-ohjelmalla taitettujen raporttien työstämistä.